Kwestionariusz due diligence to zestaw odpowiedzi, za który organizacja jest gotowa wziąć pełną odpowiedzialność. Gdy specjalista go zatwierdzi, sformułowania te mogą zostać przekazane nabywcy, wykorzystane ponowie w kolejnym zapytaniu oraz wyjaśnione w późniejszym czasie, jeśli audytor lub klient zapyta, w jaki sposób do nich dotarto.
Ci specjaliści już teraz pracują w wiadomościach e-mail, Slack i Teams. Rozsądnym posunięciem nie jest zmuszanie ich do przełączania się na nowy ekran przy każdej odpowiedzi „tak”. Chodzi o to, aby umieścić agenta EA w kanale, który mają już otwarty, aby mogli zobaczyć pytanie, skomentować je i podjąć decyzję, która nadal jest częścią kwestionariusza.
Przejrzyj DDQ, w którym specjalista już się znajduje
Specjalista ds. prywatności może być w Slack, gdy odpowiedź dotycząca przechowywania danych wymaga weryfikacji. Prawnik może widzieć tylko klauzulę przetwarzania danych, ponieważ dotarła ona mailem. Prośba o otwarcie portalu dla każdego elementu spowalnia weryfikację i zwiększa prawdopodobieństwo, że ustna zgoda nigdy nie trafi do akt.
Agent w kanałach, w których pracują specjaliści, może przedstawić im pytanie, projekt odpowiedzi oraz dowody. Mogą oni zatwierdzić odpowiedź, poprosić o zmianę lub dodać notatkę bez rekonstruowania briefu. Na tym polega korzyść DDQ wynikająca z pracy ze skrzynki odbiorczej lub wątku: specjalista kończy pracę w rytmie swojego dnia, a właściciel nadal ma do przejrzenia tylko jeden kwestionariusz.
Sposób, w jaki Agent integruje się z poszczególnymi narzędziami, opisano osobno:Agenci EA w poczcie e-mail, Agenci EA w Slack, iMicrosoft Teams z EATen artykuł wyjaśnia, do czego służy to połączenie, gdy przedmiotem pracy jest kwestionarczyk należytej staranności.
Decyzja musi rozstrzygnąć kwestię
Tak w Slack ma sens tylko wtedy, gdy kwestionariusz nadal to pokazuje. W przypadku prac nad DDQ „później” oznacza zazwyczaj innego recenzenta, audytora lub follow-up ze strony kupującego. Potrzebują oni sformułowania, które zostało zatwierdzone, nawet jeśli ktoś później edytuje odpowiedź.
Dlatego Agent nie jest równoległą konwersacją. Przekazanie ankiety z wiadomości e-mail lub oznaczenie EA w wątku w Slack powinno zapisać wynik z powrotem do elementu: kto podjął działanie, co zatwierdził i którą wersję tekstu widział. EAautomatyzacja kwestionariuszy bezpieczeństwajuż obsługuje przesyłanie, wersje robocze, przypisywanie i recenzowanie. Agenci Kanałowi rozszerzają ten proces na narzędzia, z których specjaliści już korzystają.
Komentarze i status powinny znajdować się w kwestionariuszu
Samo zatwierdzenie informuje zespół, że ktoś wyraził zgodę. W przypadku DDQ, to komentarz jest często najbardziej użyteczną częścią. Specjalista ds. prywatności może zatwierdzić odpowiedź dotyczącą przechowywania danych pod warunkiem dodania linku do polityki. Specjalista ds. bezpieczeństwa informacji może odrzucić opis mechanizmu kontrolnego, ponieważ dowód jest nieaktualny.
Jeśli ten warunek pozostanie tylko w Slack, kolejny edytor może go pominąć, a właściciel liczącego 200 pytań DDQ nie odróżni zatwierdzonych pozycji od tych, które nadal czekają. Kiedy specjaliści działają za pośrednictwem Agenta, komentarz i wynik powinny być widoczne bezpośrednio przy pytaniu na platformie, aby właściciel mógł kontrolować pozostałych specjalistów, późniejsi recenzenci mogli zobaczyć wcześniejszą argumentację, a zespół mógł wykazać przed kupującym, ile odpowiedzi zostało zatwierdzonych.
Co zespoły powinny sprawdzić przed zastosowaniem sztucznej inteligencji w procesie DDQ
Oceniając Agenta pod kątem zatwierdzenia DDQ, zadaj pytanie:
- Czy specjalista może dokonać przeglądu z poziomu wiadomości e-mail, Slack lub Teams bez utraty kontekstu pytania?
- Czy decyzja jest zapisywana z powrotem w ankiecie, a nie tylko w wątku?
- Czy komentarze są przechowywane razem z odpowiedcią, której dotyczą?
- Czy właściciel widzi zatwierdzone, oczekujące i zwrócone pozycje w jednym miejscu?
- Czy zatwierdzona treść jest nadal widoczna po późniejszej edycji?
Wygoda kanału jest cenna wtedy, gdy pozostawia decyzję, którą zespół DDQ może ponownie wykorzystać, wyjaśnić i obronić.
Udokumentowana decyzja utrzymuje użyteczność kwestionariusza
Szybsze pisanie to dopiero połowa sukcesu. W przypadku zespołów ds. DDQ, Agenci w poczcie e-mail, Slack i Teams zasługują na swoje miejsce, gdy każde zatwierdzenie pozostaje powiązane ze swoją odpowiedzią. Zespół może wtedy przesłać dokumenty z jasnym wglądem w to, kto dokonał zatwierdzenia, co zmienił i które elementy nadal wymagają uwagi.
Chcesz zobaczyć, jak EA wspiera analizę DDQ od wersji roboczej po zatwierdzenie?Umów demolubwypróbuj EA za darmo.
