Jeśli wdrażasz CDP w dużej organizacji, nie trzeba nikomu tłumaczyć, jak wygląda ten cykl. Robiłeś to już wcześniej i z grubsza wiesz, ile to zajmie – chyba że sam obieg pracy został przebudowany, tak jak stało się to w zespołach korzystających z EA, platformy agentowych przepływów pracy AI dla CDP i raportowania z zakresu zrównoważonego rozwoju.
Mimo że CDP może wchodzić w zakres zrównoważonego rozwoju, samo zgłoszenie rzadko należy do wyłącznych kompetencji jednego działu:
- Dział prawny sprawdzi to pod kątem ekspozycji i ryzyka sformułowań.
- Dział ryzyka i finansów analizuje, jak może to zostać odebrane na zewnątrz.
- Komunikacja korporacyjna poszukuje spójności i harmonii.
Ten sam zestaw odpowiedzi niesie ze sobą różne implikacje w całej organizacji, dlatego ten proces nigdy nie wydaje się wyłącznie administracyjny:
- Kwestionariusz zostaje otwarty.
- Wyciągasz zeszłoroczne zgłoszenie, żeby zobaczyć, co wciąż jest aktualne.
- Sprawdzasz, czy polityki uległy zmianie, czy dane o emisjach zostały w pełni zatwierdzone, czy jakiekolwiek sformułowanie nie wydaje się zbyt ryzykowne w świetle obecnych oczekiwań.
- Robocza wersja zaczyna nabierać kształtów.
- Krąży w gronie małej grupy wewnętrznej, a następnie stopniowo trafia do kolejnych działów.
W pewnym momencie, często później niż byłoby to idealne, ktoś zauważa ograniczenie liczby znaków, które wymusza przemyślenie sformułowań. Lub dwie nieznacznie różniące się wersje tej samej odpowiedzi pojawiają się ponownie w równoległych dokumentach. Te momenty są znajome. Rzadko bywają dramatyczne, ale wprowadzają tarcie.
Nic z tego nie jest niezwykłe, tak właśnie zarządza się CDP w większości firm.
Rzadziej podaje się w wątpliwość to, ile z tego czasu jest niezbędne, a ile stanowi uboczny produkt procesu pracy, który w istotny sposób nie ewoluował.
Gdzie tak naprawdę ucieka czas
Kiedy zespoły analizują ukończony cykl CDP, w harmonogramie niezmiennie dominują trzy obszary: przygotowanie pierwszej wersji, koordynacja recenzji oraz zarządzanie zgłoszeniem.
Pierwsza wersja rzadko powstaje szybko, nawet w organizacjach, które odpowiadają od lat. Poprzednie odpowiedzi istnieją, ale są rozproszone po eksportach z portali, wewnętrznych repozytoriach i plikach roboczych. Niektóre sekcje wymagają niewielkich aktualizacji; inne potrzebują starannego przeformułowania, ponieważ pytanie uległo zmianie, wskaźniki się przesunęły lub narracja wymaga dopracowania.
Kiedy zespoły analizują ukończony cykl CDP, w harmonogramie niezmiennie dominuje ten sam obszar: przygotowanie pierwszego projektu, koordynacja recenzji oraz zarządzanie zgłoszeniem.
W ujawnieniach obejmujących kilka setek pytań, a w niektórych przypadkach zbliżających się do tysiąca, nakład pracy nad sporządzeniem dokumentacji rośnie wraz z wolumenem. W środowisku manualnym nie ma mechanizmu kompresji. Skład rośnie proporcjonalnie.
Recenzja wprowadza następnie inną formę złożoności.
Na tym etapie koordynacja staje się w mniejszym stopniu kwestią sekwencji, a w większym – perspektywy:
- Zrównoważony rozwój skupia się na tym, czy narracja jest spójna i odzwierciedla obecną strategię.
- Dział prawny analizuje to samo brzmienie pod kątem obronności i niezamierzonej ekspozycji.
- Ryzyko bierze pod uwagę, jak może zostać zinterpretowane w przypadku zewnętrznego zakwestionowania.
- Dział finansowy wyczulony jest na sformułowania, które mogłyby wpłynąć na oceny lub postrzeganie przez inwestorów.
Kiedy te perspektywy są koordynowane za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, śledzonych dokumentów programu Word i wątków e-mailowych, kontrola wersji staje się osobnym zadaniem. Zespoły tracą czas na upewnianie się, że każdy pracuje na najnowszej iteracji, zanim będą mogły skupić się na ulepszaniu samej treści.
Koordynacja w arkuszach kalkulacyjnych nie jest przypadkowa. Jest strukturalna. W większości organizacji kwestionariusz ostatecznie staje się dokumentem roboczym Excel bez względu na to, gdzie się zaczął. Współtwórcy znają ten format, komentarze gromadzą się naturalnie, a zatwierdzenia mogą być śledzone w sposób nieformalny w miarę krążenia pliku.
Wyzwanie nie polega na tym, że Excel istnieje w obiegu pracy. Chodzi o to, że proces gromadzenia i odtwarzania odpowiedzi w jego wnętrzu pozostaje w dużej mierze manualny.
Nawet organizacje posiadające platformy ESG zazwyczaj eksportują kwestionariusze do programu Excel, aby osoby wnoszące wkład mogły pracować w znanym środowisku. Plik krąży w obiegu, gromadzą się komentarze, odnotowywane są zatwierdzenia i dopiero wtedy treść jest przesyłana z powrotem.
Większość narzędzi albo zakłada, że wszystko powinno odbywać się wewnątrz wstępnie zaprojektowanego formularza internetowego, albo pozostawia koordynację w pełni manualną. EA znajduje się pomiędzy tymi dwoma podejściami, wspierając oba.
Właściciel projektu może przypisywać pytania działom prawnym, ds. ryzyka lub komunikacji korporacyjnej w ramach platformy bądź wyeksportować wersję roboczą do Excel i zarządzać zatwierdzeniami poza systemem przed ponownym wgraniem. Ujmując to bardziej zwięźle: przepływ pracy dopasowuje się do organizacji, zamiast zmuszać organizację do dopasowywania się do narzędzia.
Złożenie wniosku jest często traktowane jako ostatni krok administracyjny, ale to właśnie tam kumuluje się ryzyko związane z treścią wpisywaną pole po polu. Zatwierdzone odpowiedzi muszą zostać ponownie wprowadzonym do środowiska portalu, gdzie specyfika formatowania i sztywne limity znaków mogą wymusić odkrycie ograniczeń na późnym etapie.
Nawet po zakończeniu prac koncepcyjnych drobne korekty wprowadzane podczas przesyłania mogą prowadzić do niespójności, których nie było w zatwierdzonej wersji roboczej.
Żadne z tych zadań nie jest skomplikowane koncepcyjnie. Są one skumulowane. Razem wyjaśniają, dlaczego przygotowanie do CDP często wydaje się trudniejsze, niż wygląda to z zewnątrz.
Zmiana nie polega na szybszej pracy. Chodzi o to, by pracować inaczej.
Przedsiębiorstwa zgłaszające 40–60% redukcję czasu przygotowań nie osiągnęły tego poprzez obniżenie standardów. W wielu przypadkach ład korporacyjny staje się bardziej przejrzysty, a nie luźniejszy.
Ta zmiana wynika z odróżnienia oceny od rekonstrukcji.
Ocena sytuacji, formułowanie odpowiedzi, szacowanie ryzyka, dostosowanie do wewnętrznej strategii oraz uzyskanie akceptacji powinny pozostać przemyślane i prowadzone przez ludzi.
Rekonstrukcja, odzyskiwanie wcześniejszego języka, przekształcanie podobnych narracji, uzgadnianie równoległych wersji roboczych i dostosowywanie treści do ograniczeń portalu są konieczne w ręcznym workflow, ale same w sobie nie wnoszą nowej wiedzy.
W przypadku większości dużych wniosków zespoły szacują, że faza pierwszego szkicu i przeglądu odpowiada łącznie za większość całkowitego czasu cyklu. Kiedy przeróbki w ramach tych faz zostają ograniczone, ogólne harmonogramy ulegają skróceniu bez zmiany podziału kompetencji decyzyjnych.
Gdy to rozróżnienie staje się widoczne, pytanie nabiera charakteru praktycznego, a nie teoretycznego. Które elementy CDP autentycznie wymagają dużego nakładu pracy ręcznej, a które utrzymują się tylko dlatego, że przepływ pracy nie został przeprojektowany?
Praktyczne spojrzenie na CDP: Cztery fazy
Większość cykli korporacyjnych CDP można podzielić na cztery etapy:
- Przygotowanie:Pobierz poprzednie odpowiedzi, zweryfikuj dane, potwierdź, co się zmieniło.
- Pierwsza wersja:Skomponuj spójny zestaw odpowiedzi dostosowany do obecnego kwestionariusza.
- Opinia:Zaangażuj działy prawne, ds. ryzyka oraz wyższą kadrę zarządzającą, aby kwestionować i dopracowywać ustalenia.
- Zgłoszenie:Przenieś zatwierdzone treści dokładnie do portalu.
W środowisku w pełni manualnym pierwszy szkic i etapy weryfikacji pochłaniają największą część nakładu pracy. Przygotowanie różni się w zależności od tego, jak dobrze uporządkowano wiedzę instytucjonalną. Złożenie wniosku kumuluje ryzyko operacyjne w krótkim przedziale czasowym.
Zespoły odnotowujące mierzalne skrócenie czasu nie usunęły żadnego z tych etapów. Ograniczyły one konieczność ich ponownego wykonywania.
Wcześniejsze osiągnięcie stabilnego, gotowego do recenzji projektu pozwala interesariuszom skupić się na merytoryce zamiast na niekompletnych fragmentach. Zarządzanie recenzją w jednym, uporządkowanym środowisku ogranicza konieczność uzgadniania wersji. Przygotowanie zgłoszenia poprzez uporządkowane dopasowanie ogranicza późniejsze odkrywanie ograniczeń.
Model zarządzania się nie zmienia. Zmienia się to, ile czasu poświęca się na utrzymanie procesu wnikliwości. Szczegółowe omówienie tych czterech etapów oraz miejsc, w których zazwyczaj ucieka czas, znajdziesz tutaj:4 fazy CDP i etapy, na których zespoły korporacyjne tracą najwięcej czasu.
Jak to wygląda w środowisku enterprise
W pilotażowych wdrożeniach korporacyjnych EA skupienie się na projektowaniu przepływów pracy zamiast na obietnicach automatyzacji wykazało, że można znacznie skrócić czas tworzenia i koordynacji dokumentów bez osłabiania nadzoru.
Zespoły osiągały spójne pierwsze wersje materiałów znacznie wcześniej w cyklu. Odpowiedzialność za przegląd była bardziej przejrzysta. Ograniczono duplikację pomiędzy wersjami. W większych zgłoszeniach liczących setki pytań nawet przyrostowa oszczędność czasu na sekcję daje znaczący łączny efekt.
Integracja na etapie zgłoszenia zależy od zakresu wdrożenia. Tam, gdzie integracja jest możliwa, ryzyko związane z ręcznym przesyłaniem danych można dodatkowo ograniczyć. Nawet bez niej ograniczenie rekonstrukcji na wczesnym etapie miało wymierny wpływ na ogólny czas przygotowań.
W kilku przypadkach zespoły nadal zarządzały zatwierdzeniami interesariuszy w Excel, po prostu korzystając z EA, aby wygenerować pierwszą wersję roboczą i skonsolidować ostateczne odpowiedzi w jedno uporządkowane źródło prawdy.
W innych zatwierdzenia były obsługiwane bezpośrednio w platformie za pomocą logiki przypisaliń i wielopoziomowego zatwierdzania. Wzrost wydajności nie zależy od narzucania jednego modelu. Wynika on natomiast z wyeliminowania mechanicznego kopiowania i ponownego wprowadzania danych, które znajduje się między nimi.
Nie chodzi o to, aby CDP była bezwysiłková. Chodzi o to, aby skoncentrować wysiłek tam, gdzie przynosi on wartość.
Zobacz, jak to działa w praktyce, w studium przypadku dla dużego przedsiębiorstwa.
Dlaczego to ma znaczenie teraz
Kwestionariusze CDP ewoluują. Metodologie oceniania ulegają zmianom. Wewnętrzna kontrola rośnie. Jednocześnie zespoły ds. zrównoważonego rozwoju zajmują się powiązanymi ujawnieniami i szerszymi obowiązkami strategicznymi.
Jeśli CDP nadal będzie polegać na ręcznej rekonstrukcji i delikatnej koordynacji, w dalszym ciągu będzie pochłaniać zasoby, które mogłyby zostać wykorzystane w bardziej strategiczny sposób.
Skrócenie czasu przygotowania nie polega na przyspieszaniu ujawniania informacji kosztem rzetelności. Chodzi o to, by godziny pracy były inwestowane w osąd, a nie w zarządzanie wersjami i ryzyko kopiowania pole po polu.
Dla zespołów enterprise korzystających z CDP przez cały rok, to rozróżnienie decyduje o tym, czy dostarczanie wydaje się kontrolowane, czy reaktywne.
Gdzie się udać dalej
Jeśli chcesz zrozumieć, gdzie dokładnie ucieka czas w Twoim cyklu CDP:
- Czytaj:4 fazy CDP i etapy, na których zespoły korporacyjne tracą najwięcej czasu
- Odkryj:Studium przypadku dla dużych przedsiębiorstw
- Lub sprawdź, jak przepływ pracy w EA może skrócić Twój proces CDP:Umów prezentację
