Zgłoszenia w ramach EcoVadis często są odrzucane z powodów, na które zespoły nie są przygotowane. Polityka istnieje, ale nikt nie wie, kto ją ostatnio aktualizował. Rejestr szkoleń znajduje się na dysku współdzielonym bez daty przeglądu. Następnie karta wyników traktuje ten plik jako niespełniający wymagań lub przestarzały, mimo że organizacja uważa, iż mechanizm kontrolny jest wdrożony.
Ten artykuł omawia, jak EA dba o użyteczność tej biblioteki: wyznaczając właściciela, który może potwierdzić plik, wyznaczając datę przeglądu, aby paczka z ubiegłego roku nie była używana z przyzwyczajenia, pokazując status aktualny / wymagający przeglądu / przestarzały przy dokumencie oraz pozostawiając krótką historię podczas zastępowania wersji. To jest cenne, ponieważ następnyArkusz ocen EcoVadismożna złożyć z plików, które wciąż mają przypisaną osobę i datę.
EA może wyszukać i dołączyć dowody potwierdzające. Ludzie nadal potwierdzają, że jest aktualne. EA nie przyznaje medalu, nie gwarantuje wyniku ani nie zastępuje EcoVadis.
Własność odpowiada na pytanie, kto może zatwierdzić plik
Gdy w kwestionariuszu pojawia się pytanie o politykę BHP, pierwszym praktycznym pytaniem jest to, kto może potwierdzić, że nadal obowiązuje. Jeśli odpowiedź brzmi „dział zrównoważonego rozwoju ją znajdzie”, dokument jest już zagrożony.
Właścicielem jest osoba, która może zatwierdzić zmianę, potwierdzić, że dokument jest nadal aktualny, lub zdecydować o jego wycofaniu. Dział HR, dział prawny, dział zakupów, operacyjny i finanse będą zarządzać różnymi dokumentami. Lider ds. zrównoważonego rozwoju może koordynować ocenę bez konieczności przejmowania własności każdej procedury.
Przypisana rola w pliku jest również łatwiejsza do ponownego przydzielenia, gdy ktoś odchodzi, niż folder z anonimowymi plikami PDF.
Daty przeglądu uniemożliwiają ponowne użycie ubiegłorocznego zestawu z przyzwyczajenia
Wiele dokumentów EcoVadis zachowuje przydatność jeszcze rok później. Inne nie. Wynik dotyczący emisji za 2023 rok, przeterminowany certyfikat ISO lub kodeks postępowania dostawcy sprzed nowej ustawy nie powinny być przesyłane automatycznie.
Data przeglądu tworzy przypomnienie przed kolejnym cyklem. Właściciel może zatwierdzić plik, zastąpić go lub zarejestrować, że nowa wersja jest w przygotowaniu. Zespół ds. zrównoważonego rozwoju może zobaczyć, które dowody zbliżają się do terminu i zaplanować pracę.
EAobieg pracy kwestionariusza EcoVadispowstał, aby gromadzić dowody potwierdzające wraz z projektami odpowiedzi. Właściciele i daty przeglądów sprawiają, że te dowody są bezpieczniejsze do ponownego wykorzystania: system potrafi znaleźć plik, a ludzie nadal potwierdzają, że jest on aktualny.
Status powinien znajdować się na pliku, a nie w skrzynce odbiorczej
Duży zbiór dowodów potrzebuje prostego widoku: aktualne, wymagające przeglądu, przeterminowane, brak właściciela. To bardziej przydatne niż otwieranie każdego PDF, a także wspiera audyt wewnętrzny, ponieważ zespół może wykazać, że dokumenty są utrzymywane na bieżąco, zamiast być gromadzone w pośpiechu.
Jeśli przypomnienie o recenzji to zaproszenie do kalendarza bez linku do dokumentu, aktualizacja może nigdy nie zostać zapisana z powrotem w bibliotece. Status należy do pliku.
PrzeczytajZrozumienie karty wyników EcoVadis: Aktualizacja na 2025 rokw jaki sposób EcoVadis analizuje zasady i sprawozdawczość. Od takich aktualnych, własnych plików ta analiza zależy.
Wymiany powinny pozostawiać krótką historię
Gdy polityka jest zastępowana, biblioteka powinna zachować poprzednią wersję oraz powód zmiany. Pomaga to w kolejnej ocenie oraz w sytuacji, gdy analityk zapyta, dlaczego data dokumentu uległa zmianie.
Historia nie musi być skomplikowana. Właściciel, data, wersja i jednowierszowa adnotacja wystarczą w przypadku większości plików. Chodzi o to, aby bieżący dokument nie był sierotą.
Co to daje zespołowi
Obsłużony w ten sposób, EA robi trzy rzeczy, których nie zrobi wspólny dysk pełen bezimiennych plikw PDF:
- Dzięki temu każdy kluczowy plik jest przypisany do konkretnej osoby.Wyznaczony właściciel może potwierdzić, zaktualizować lub wycofać dokument.
- Sprawia, że waluta staje się widoczna.Daty przeglądu oraz widok aktualnych, wymaganych i przeterminowanych elementów znajdują się bezpośrednio przy pliku, co sprawia, że przestarzałe dowody trudniej jest ponownie wykorzystać z przyzwyczajenia.
- Pozostawia ocenę ludziom.EA wyszukuje i dołącza dowody; nie poświadcza, że plik jest nadal ważny, ani nie przesyła karty wyników.
Kiedy oceniasz utrzymanie dowodów w EcoVadis, oto te testy: czy każdy kluczowy plik ma wyznaczonego właściciela; czy istnieje data przeglądu; czy zespół widzi aktualne, oczekujące i przeterminowane dowody w jednym miejscu; czy zamienniki są przechowywane z krótką historią; oraz czy odpowiedzi na kwestionariusze mogą wskazywać na aktualny plik zamiast kopii w czyjejś folderze pobierania?
Własne dokumenty ułatwiają obronę karty wyników.
Chcesz zobaczyć, jak EA powiązuje odpowiedzi EcoVadis z dowodami potwierdzającymi?Umów demolubwypróbuj EA za darmo.
