Karty wyników łatwo potraktować jako koniec. Medal został przyznany, portal milczy, a zespół ma inne zadania. Uwagi zawarte w tej karcie wyników są początkiem kolejnego zgłoszenia. Opisują one, gdzie dowody były słabe, gdzie sprawozdawczość była niekompletna i gdzie dany motyw przewodni nie poruszył sprawy.
Ten artykuł wyjaśnia, w jaki sposób EA dba o użyteczność tych uwag: zapisuje sformułowania analityka wraz z odpowiedzią i plikiem, wykorzystuje historię wersji do śledzenia powtórzeń, aktualizuje źródło, aby kolejna Autofill powoływała się na nowy dokument, oraz kieruje komentarz do osób tworzących materiały dowodowe. Jest to cenne, ponieważPomoc przy zgłoszeniu EcoVadismoże wtedy zacząć od znanych ulepszeń zamiast budowania od zera rekonstrukcji ubiegłorocznych uwag.
EA czerpie informacje z bazy wiedzy organizacji oraz wcześniej zatwierdzonych odpowiedzi. Ludzie nadal odpowiadają za aktualizację źródeł i decydują, co jest gotowe. EA nie przyznaje medalu, nie gwarantuje określonego wyniku ani nie przesyła danych do EcoVadis.
Zachowaj powiązanie komentarza z tematem i plikiem
PDF z komentarzami analityków w czyjejś wiadomości e-mail jest trudny do wdrożenia. To samo brzmienie łatwiej jest wykorzystać, gdy znajduje się obok polityki etyki lub odpowiedzi dotyczącej zrównoważonych zamówień publicznych, której dotyczy.
EA zachowuje komentarze do odpowiedzi Autofill, obok cytatów i dokumentów źródłowych, z których ta odpowiedź skorzystała. Oryginalne sformułowanie analityka można tam wkleić, aby nie zostało sprowadzone do ogólnikowego zadania typu „potrzebujemy więcej dowodów”. Kiedy właściciel następnym razem otworzy tę odpowiedź, informacja zwrotna znajduje się przy danym elemencie, a nie w osobnym folderze odbiorczym.
Na tym polega ta wartość: osoba, która może zmienić plik, widzi komentarz w tym samym miejscu co wersja robocza. 1 Zapisywanie komentarzy przy odpowiedziach sprawia, że taka lektura staje się utrzymaniem.
Powtarzające się problemy pojawiają się w historii, a nie jako nowe zaskoczenie
Niektóre luki pojawiają się raz. Inne powtarzają się: brakujące dane o wynikach, polityki bez dat, ograniczony zasięg łańcucha dostaw. Jeśli zespół poprawi jedynie sformułowanie w kwestionariuszu, ten sam problem powróci.
EA zachowuje historię wersji oraz oś czasu dla każdej odpowiedzi Autofill. Edycje zapisują się automatycznie jako wersje; oś czasu pokazuje, co się zmieniło, i pozwala zespołowi przywrócić wcześniejszą wersję. Porównywanie komentarzy z tego cyklu z wersjami z ubiegłego roku pozwala dostrzec powtarzalny wzorzec – słabe wyniki w obszarze zrównoważonych zakupów przez dwa cykle to proces i wskaźnik, a nieprzepisany na nowo akapit.
W tym tkwi wartość: historia w odpowiedzi to wzorzec, a nie jednorazowa naprawa. Bez niej każda ocena wydaje się nowa.
Zaktualizuj źródło, a następnie pozwól, aby kolejny szkic je zacytował
Większość uwag od EcoVadis dotyczy dokumentów. Praktyczną reakcją jest wymiana słabego pliku w bazie wiedzy, a następnie upewnienie się, że odpowiedź w kolejnym kwestionariuszu powołuje się na nowy dokument.
EAobieg pracy nad kwestionariuszem EcoVadiswersje robocze na podstawie zatwierdzonych odpowiedzi i materiałów źródłowych w obszarze roboczym. Po zapisaniu zaktualizowanej zasady lub metryki w pamięci masowej i jej zatwierdzeniu, kolejne uruchomienie funkcji Autofill może dołączyć ten plik zamiast wycofanego. Przypisy w nowej wersji roboczej wskazują, którego źródła użyto.
Cykl wygląda następująco: komentarz do odpowiedzi, właściciel aktualizuje źródło, Autofill cytuje nowy plik, ludzie dokonują przeglądu. Jeśli brakuje któregokolwiek z tych kroków, kolejne zgłoszenie może powielać stary problem. EA znajduje i dołącza dowody; ludzie nadal potwierdzają, że są one aktualne.
Prześlij komentarz osobom, które tworzą dowody
Zespoły do spraw zrównoważonego rozwoju nie mogą samodzielnie wymyślać polityki HR ani wskaźników operacyjnych. Informacje zwrotne muszą dotrzeć do osób, które wykonują powiązaną z nimi pracę.
EAproces zatwierdzaniapozwala, aby każda odpowiedź Autofill miała wyznaczonych recenzentów i osoby zatwierdzające. Wyznaczenie menedżera HR lub operacyjnego jako recenzenta umieszcza komentarz do karty wyników w ich kolejce, zZatwierdź i następnyprzejść przez pozostałe pozycje. Krótka, konkretna prośba dotycząca tej odpowiedzi jest bardziej przydatna niż ogólny apel o „zaangażowanie się w EcoVadis”.
Właściciel dokumentu widzi wtedy, dlaczego motyw się nie zmienił, a w tym samym rekordzie jest proszony o jego zaakceptowanie. Ocena staje się rutynową dbałością o dokumentację, a nie corocznym zmaganiem.
Ile to jest wartor dla zespołu
Obsługiwany w ten sposób program EA robi cztery rzeczy, których wypełniony arkusz wyników w formacie PDF nie potrafi – a każda z nich znajduje się już w funkcji Autofill, a nie w osobnym arkuszu kalkulacyjnym:
- Zachowuje sformułowanie analityka na temat tej pozycji.Komentarze są powiązane z cytatami i dokumentami uzupełniającymi.
- To sprawia, że powtórzenia stają się widoczne.Historia wersji i osi czasu odpowiedzi pokazują, co było używane w poprzednim cyklu.
- Sprawia, że ponowne użycie staje się mądrzejsze.Zaktualizowane, zatwierdzone dowody w bazie wiedzy to coś, na co kolejny projekt może się powołać.
- Wskazuje, kto musi podjąć działanie.Recenzenci i osoby zatwierdzające otrzymują komentarz w swojej kolejce; EA nadal nie zatwierdza ani nie przesyła.
Kiedy oceniasz, czy informacja zwrotna od EcoVadis usprawnia kolejne zgłoszenie, testy wyglądają następująco: czy komentarze są zapisywane przy odpowiednich odpowiedziach i plikach; czy zespół widzi powtarzające się problemy; czy każdy komentarz ma przypisanego właściciela i aktualizację źródła; czy kolejne Autofill odwoła się do nowego pliku; oraz czy właściciele dowodów otrzymują konkretne uwagi dotyczące ich dokumentów?
Opinia to początek kolejnego pakietu, a nie koniec obecnego.
Chcesz zobaczyć, jak EA wspiera przygotowywanie dowodów, przegląd i ponowne wykorzystanie w EcoVadis?Umów demolubwypróbuj EA za darmo.
