Kwestionariusze od dostawców to standardowy element biznesu – niezależnie od tego, czy odpowiadasz na prośbę klienta o przeprowadzenie należytej staranności, przechodzisz proces wdrażania dostawcy, czy bierzesz udział w procedurze zakupowej, od organizacji w coraz większym stopniu oczekuje się udzielania odpowiedzi na szczegółowe kwestionariusze.
Te kwestionariusze mogą bez problemu liczyć 100 lub więcej pytań, często wymagając wkładu z różnych działów oraz dowodów potwierdzających z całego przedsiębiorstwa. Wypełnianie ich ręcznie jest czasochłonne, powtarzalne i trudne do skalowania.
Oprogramowanie do badania due diligence oparte na sztucznej inteligencji może wspierać organizacje w tym procesie poprzez wyszukiwanie informacji, generowanie wersji roboczych odpowiedzi oraz wspieranie procesów wspólnej weryfikacji, skracając czas poświęcany na odpowiadanie na powtarzalne pytania przy jednoczesnym zachowaniu spójności i dokładności.
6-stopniowy proces firmy EA
Zamiast ręcznie przechodzić przez każde pytanie, EA automatyzuje cały proces – od przesłania pliku po ostateczną weryfikację. Oto co się dzieje, gdy wgrasz kwestionariusz dostawcy do platformy.
- Prześlij swój kwestionariusz
Niezależnie od tego, czy kwestionariusz dotyczy dokumentu programu Word, arkusza kalkulacyjnego Excel czy pliku PDF, po prostu wgraj go do EA.
Platforma automatycznie wykrywa każde pytanie, niezależnie od struktury kwestionariusza, tworząc fundament pod szybszy i bardziej spójny proces odpowiadania.
2. EA rozumie każde pytanie
Zamiast traktować kwestionariusz jako jeden wielki dokument, EA analizuje każde pytanie z osobna. Identyfikuje, jakich informacji się w nim żąda, rozpoznaje podobne pytania, na które odpowiadałeś wcześniej, i rozumie różne sposoby, w jakie organizacje pytają o to samo.
Na przykład wszystkie te pytania dotyczą podobnej wiedzy:
- Opisz swój proces reagowania na incydenty.
- Jak zarządzacie incydentami bezpieczeństwa?
- Wyjaśnij swoją procedurę reagowania na naruszenia bezpieczeństwa.
Zamiast traktować to jako trzy osobne zadania, EA dostrzega części wspólne i wyszukuje najbardziej trafne, zatwierdzone informacje.
3. EA Pobiera zaufaną wiedzę Twojej firmy
W tym miejscu oprogramowanie do ankiet due diligence staje się znacznie potężniejsze niż ogólnodostępne narzędzie sztucznej inteligencji.
EA przeszukuje zatwierdzoną wiedzę Twoją firmową, aby pobrać informacje niezbędne do udzielenia odpowiedzi na każde pytanie, w tym:
- Polityki bezpieczeństwa informacji
- Poprzednie kwestionariusze dostawców
- Dokumentacja zgodności z przepisami
- Certyfikaty ISO
- Polityki ESG
- Procedury wewnętrzne
- Zatwierdzone komunikaty firmy
Zamiast generować odpowiedzi od zera, EA tworzy wypowiedzi, korzystając z informacji, którym Twoja organizacja już ufa.
4. Szkice odpowiedzi są generowane automatycznie
Po odzyskaniu odpowiednich informacji, EA generuje wysokiej jakości wersje robocze odpowiedzi na każde pytanie. Zamiast wpatrywać się w pusty kwestionariusz, Twój zespół otrzymuje gotowy pierwszy szkic oparty na Waszej własnej dokumentacji.
Na przykład:
| Pytanie od dostawcy | Czy posiadacie certyfikację ISO 27001? | Opisz swój proces reagowania na incydenty. | Jak zapewniacie zgodność z RODO? | Czy masz plan ciągłości działania? |
|---|---|---|---|---|
| EA response | Pobiera zatwierdzone oświadczenie certyfikacyjne i dokumentację potwierdzającą. | Wykorzystuje najnowszą polisę reagowania na incydenty, aby wygenerować kompletną odpowiedź. | Pobiera zatwierdzone sformułowania dotyczące zgodności oraz dokumentację potwierdzającą. | Wyszukuje najnowszą dokumentację ciągłości działania i przygotowuje projekt odpowiedzi. |
5. Sprawdź, edytuj i zatwierdź
Automatyzacja nie usuwa ludzi z procesu, ale daje im znacznie lepszy punkt wyjścia.
Zespoły mogą pracować wspólnieaby przejrzeć odpowiedzi, w razie potrzeby wprowadzić poprawki i zatwierdzić je przed przesłaniem – a wszystko to w ramach platformy, pracując w tej samej aktywnej przestrzeni.
Dzięki temu dotychczasowy proces nadzoru pozostaje bez zmian, a nakład pracy ręcznej ulega znaczącemu ograniczeniu.
6. Wyeksportuj ukończony kwestionariusz
Gdy każda odpowiedź zostanie sprawdzona i zatwierdzona, wyeksportuj ukończony kwestionariusz z powrotem do wymaganego formatu, gotowego do odesłania klientowi.
To, co kiedyś zajmowało godziny, dni, a nawet tygodnie, staje się usprawnione, oparte na współpracy i – ośmielę się rzecprosteprzepływ pracy
Stworzone do czegoś więcej niż tylko kwestionariusze dla dostawców
EA obsługuje znacznie więcej niż tylko wdrażanie dostawców, oferując liczne przypadki użycia, takie jak:
- Zapytania ofertowe i przetargi
- Kwestionariusze bezpieczeństwa cybernetycznego DDQ
- M&A i Corporate Finance
- ESG & Zrównoważony rozwój
Ponieważ każda uzupełniona ankieta zasila bazę wiedzy Twojej organizacji, przyszłe odpowiedzi stają się jeszcze szybsze i bardziej spójne.
Dlaczego Teams wybierają EA
Kwestionariusze dla dostawców nie stają się prostsze, ale odpowiadanie na nie wcale nie musi być tak czasochłonne.
Łącząc generowanie odpowiedzi oparte na sztucznej inteligencji ze zweryfikowaną wiedzą firmową, EA pomaga organizacjom:
- Wypełniaj ankiety znacznie szybciej.
- Ogranicz powtarzalną pracę manualną.
- Wykorzystuj ponownie zatwierdzone odpowiedzi i materiały dowodowe.
- Zachowaj spójne odpowiedzi przy każdym zgłoszeniu.
- Skup ekspertów merytorycznych na recenzowaniu, a nie na przepisywaniu.
- Zbuduj bazę wiedzy, która rozwija się wraz z każdym wypełnionym kwestionariuszem.
Jeśli Twój zespół traci cenny czas na wypełnianie powtarzalnych kwestionariuszy dotyczących dostawców, oprogramowanie do badania należytej staranności od EA pomoże Ci zautomatyzować ten proces bez uszczerbku dla dokładności czy ładu korporacyjnego.
Umów pokazlubWypróbuj za darmojuż dziś, aby przekonać się, jak EA może odmienić Twój sposób pracy.
