Większość organizacji nie zdaje sobie sprawy, jak wiele różnych wersji tej samej odpowiedzi tworzy.
Weźmy na przykład następujące sytuacje:
- Klient pyta o Twoje mechanizmy kontroli bezpieczeństwa informacji i sposoby ochrony wrażliwych danych
- Portal dostawcy wymaga podania szczegółów dotyczących Twoich procesów ochrony danych oraz podejścia do zgodności z przepisami
- Ocena ESG dotyczy sposobu zarządzania danymi środowiskowymi w całej organizacji
- Kwestionariusz due diligence wymaga przedstawienia dowodów potwierdzających Twoje zasady ładu korporacyjnego
Każde z tych pytań pyta o to samo, kryjąc się za innym zestawem słów.
Ale każdy nowy kwestionariusz, portal lub formularz może prowadzić do tego, że kolejna wersja tej samej odpowiedzi zostanie napisana, zweryfikowana i zapisana w nowym miejscu. Z czasem organizacje gromadzą dziesiątki wariantów tej samej zatwierdzonej wiedzy, rozproszonych w poprzednich zgłoszeniach, dyskach sieciowych i folderach indywidualnych.
Przez setki kwestionariuszy tworzy to stale rosnącą bazę odpowiedzi, z których każda opisuje to samo nieco inaczej. Prawdziwym kosztem tego procesu jest zarówno utrzymywanie, jak i lokalizowanie wielu wersji informacji, które tak naprawdę powinny istnieć tylko raz.
Rozproszona wiedza
Im więcej wersji danej odpowiedzi istnieje, tym trudniej nimi zarządzać. Być może jedna odpowiedź została zaktualizowana o najnowszą politykę, podczas gdy inna wciąż odwołuje się do przestarzałego procesu. Jeden zespół może zmienić sformułowanie, aby dopasować je do konkretnego klienta, ale zmieniona wersja nigdy nie trafia do zatwierdzonej wiedzy organizacji.
W końcu nikt nie wie, która wersja jest najbardziej aktualną i zatwierdzoną odpowiedzią, co prowadzi do niepotrzebnych weryfikacji, powielania pracy oraz niespójnych odpowiedzi w kwestionariuszach, ocenach i zapytaniach klientów.
Ta praca wynika z rozdrobnienia wiedzy.
Ponowne wykorzystywanie zatwierdzonych odpowiedzi zamiast tworzenia ich od nowa
Skuteczniejszym podejściem jest traktowanie zatwierdzonych odpowiedzi jako wielorazowej wiedzy organizacyjnej, a nie jednorazowych zgłoszeń.
Zamiast tworzyć kolejną wersję za każdym razem, gdy pojawia się znane pytanie, zespoły mogą opierać się na odpowiedziach, które zostały już zweryfikowane, zatwierdzone i poparte odpowiednimi dowodami.
Sztuczna inteligencja stworzona w konkretnym celu pomaga to osiągnąć, identyfikując odpowiednią, zatwierdzoną wiedzę i dostosowując ją do sformułowania oraz formatu każdego zapytania.
Zamiast ręcznie kopiować treść między systemami, organizacje mogą automatycznie wypełniać formularze i portale zatwierdzonymi odpowiedziami, co pomaga zespołom działać wydajniej przy jednoczesnym zachowaniu spójności każdego zgłoszenia.
Tworzy to jedno zaufane źródło wiedzy, z którego można korzystać wszędzie tam, gdzie jest to potrzebne.
Konsekwencja tworzy więcej niż efektywność
Ograniczenie powtarzalnych zadań to oczywista korzyść wynikająca z ponownego wykorzystywania zatwierdzonych odpowiedzi, jednak spójność, jaką wprowadza to podejście, ma jeszcze większy wpływ na przepływ pracy różnych zespołów.
Kiedy odpowiedzi powstają w oparciu o zatwierdzoną wiedzę organizacyjną, pracownicy mogą poświęcać mniej czasu na analizowanie sprzecznych wersji, poprawianie nieaktualnych informacji lub decydowanie, komu z poprzednich autorów można zaufać.
Dzięki temu zespoły ds. zgodności z przepisami zyskują większą pewność, że polityki firmy są przedstawiane precyzyjnie, zespoły sprzedaży i zakupów mogą reagować szybciej bez uszczerbku dla spójności przekazu, a zespoły ds. zrównoważonego rozwoju i bezpieczeństwa informacji mogą poświęcać mniej czasu na odtwarzanie informacji, które już istnieją.
Wiedza staje się czymś, na czym organizacja może stale budować, zamiast stale ją na nowo pisać.
Jedna zaufana baza wiedzy
Platforma EA ma do dyspozycji specjalną przestrzeń, która to umożliwia: zaufaną bazę wiedzy organizacji. Jest to jedno, uporządkowane miejsce, w którym wszystkie zatwierdzone informacje firmowe, wcześniejsze odpowiedzi oraz dokumentacja pomocnicza są przechowywane i stale udoskonalane.
Gdy pojawia się nowe zapytanie, EA przeszukuje tę bazę wiedzy, aby znaleźć najbardziej trafne i aktualne informacje, a następnie dostosowuje je do wymaganego sformułowania i formatu.
Zamiast kopiować treści między dokumentami lub tworzyć kolejną wersję istniejącej odpowiedzi, zespoły mogą automatycznie wypełniać formularze i portale zatwierdzonymi odpowiedziami, co zapewnia spójność komunikatów przy jednoczesnym znaczącym ograniczeniu powtarzalnych zadań.
Oznacza to, że każda wypełniona ankieta wzbogaca bazę wiedzy Twojej organizacji, zamiast tworzyć kolejną odizolowaną wersję, którą ktoś odnajdzie dopiero miesiące później.
Ponownie wykorzystując zatwierdzoną wiedzę, organizacje mogą ograniczyć powielanie działań, poprawić spójność i poświęcać mniej czasu na odtwarzanie informacji, którymi już dysponują.
EA pomaga zespołom odejść od rozproszonych odpowiedzi na rzecz jednego, zaufanego źródła wiedzy organizacyjnej, które może być ponownie wykorzystywane w kwestionariuszach od dostawców, wdrażaniu klientów, ocenach ESG, przeglądach bezpieczeństwa oraz wnioskach dotyczących należytej staranności.
Jeśli masz dość ciągłego pisania tych samych odpowiedzi od nowa i chcesz zacząć korzystać ze zweryfikowanej wiedzy,Umów demolubwypróbuj EA za darmoaby zobaczyć, jak automatycznie wypełniać formularze i portale zatwierdzonymi odpowiedziami, dbając o to, aby każda odpowiedź była precyzyjna, spójna i aktualna.
