Ostatnie dni przed złożeniem wniosku EcoVadis to często zamęt w plikach. Ktoś pyta, czy sprawdzono politykę etyczną. Ktoś inny uważał, że dział zakupy zatwierdził kodeks dostawców. Pakiet dokumentów zostaje wysłany, ponieważ nadszedł ostateczny termin, a nie dlatego, że rejestr przeglądu jest kompletny.
Ten artykuł opisuje, jak EA przechowuje ten rekord w Autofill: cytaty, aby źródło było nazwane, komentarze, aby warunki pozostawały przy pozycji, wyznaczone osoby recenzujące i zatwierdzające, aby decyzja miała konkretnego człowieka, oraz status odpowiedzi, dzięki czemu „gotowe” oznacza zarejestrowane, a nie tylko spoczywające w pakiecie. Jest to cenne, ponieważWsparcie przy zgłoszeniu EcoVadismoże następnie eksportować wersje robocze oraz dowody na to, że ludzie faktycznie je zaakceptowali.
EA czerpie z własnej bazy wiedzy organizacji oraz wcześniej zatwierdzonych odpowiedzi. Ludzie nadal dokonują przeglądu i zatwierdzenia. EA nie przyznaje medalu, nie gwarantuje wyniku ani nie przesyła danych do EcoVadis.
Opinia wymaga źródła, a nie tylko zaznaczenia
Zaznaczenie pola obok „polityki środowiskowej” nie wskazuje, który dokument został otwarty. Jeśli istnieją dwie podobne polityki, zespół musi wiedzieć, którego pliku użyto do wersji roboczej.
EA dołącza cytaty i dokumenty pomocnicze do każdej odpowiedzi funkcji Autofill. Otwarcie panelu odpowiedzi ukazuje sformułowanie, wykorzystane źródła oraz znajdujące się za nimi dokumenty. Edycje automatycznie zapisują się jako wersje, dzięki czemu jeśli źródło w późniejszym czasie ulegnie zmianie, zespół może zobaczyć, że wcześniejsza akceptacja dotyczyła wcześniejszej wersji.
Komentarze utrzymują warunki powiązane z pozycją
Zatwierdzenia są często warunkowe. Dział prawny może zaakceptować politykę, jeśli zostanie dodana data przeglądu. Dział operacyjny może potwierdzić wskaźnik, jeśli podano okres sprawozdawczy. Te warunki znikają, jeśli jedynym zapisanym wynikiem jest „zatwierdzone”.
EA zachowuje komentarze do tej samej odpowiedzi Autofill co wersja robocza. Lider ds. zrównoważonego rozwoju może sfinalizować działanie następcze przed eksportem lub odnotować, że zostanie ono wstrzymane do następnego cyklu. Jeśli ten sam plik zostanie użyty ponownie, kolejna osoba będzie mogła zobaczyć ubiegłoroczną uwagę bez przeszukiwania poczty e-mail.
Stan przechodzi razem z przedmiotem, więc działania następcze polegają na pracy nad odpowiedzią, a nie na wysyłaniu wiadomości, która nigdy nie zostaje zapisana.
Decyzja powinna mieć nazwę
Wspólna odpowiedzialność to powód, przez który sprawy giną w tłumie. Każda kluczowa odpowiedź powinna mieć wyznaczonego recenzenta i wyznaczonego akceptującego na dany cykl.
EAproces zatwierdzaniajest wbudowana w Autofill. Do każdej odpowiedzi można przypisać recenzentów i osoby zatwierdzające jako dwie różne role. Odpowiedź staje się zweryfikowana, gdy wszyscy recenzenci skończą pracę, a zatwierdzona tylko wtedy, gdy każda wyznaczona osoba ją zatwierdzi. Odpowiedź bez przypisanej osoby zatwierdzającej nigdy nie zatwierdza się sama.Zatwierdź i następnyprzechodzi przez formularz pytanie po pytaniu, nie opuszczając panelu.
EAobieg pracy nad kwestionariuszem EcoVadismoże przygotowywać wersje robocze odpowiedzi oraz dokumenty uzupełniające. Rejestr przeglądów stanowi ludzką warstwę weryfikacyjną. Automatyzacja może skompletować pakiet. Ludzie nadal to akceptują.
Ile to jest wartor dla zespołu
Obsłużony w ten sposób, EA robi cztery rzeczy, których gorączka przed ostatecznym terminem nie zapewni — a każda z nich znajduje się już w Autofill, a nie w dodatkowym procesie:
- Wskazuje źródło.Cytations i dokumenty źródłowe znajdują się przy odpowiedzi.
- To zachowuje warunki dotyczące przedmiotu.Komentarze pozostają przy wersji roboczej zamiast w oddzielnym e-mailu.
- Nazywa decyzję.Przypisuje się recenzentów i osób zatwierdzających; Zatwierdzone to zarejestrowany krok człowieka.
- To sprawia, że gotowość staje się widoczna.Unassigned (Nieprzypisane), In review (W recenzji) oraz Reviewed and Approved (Sprawdzone i zatwierdzone) pokazują, co faktycznie zostało zwolnione przed eksportem.
Praktyczne minimum przed eksportem to zatem: pytanie; powołane źródło; komentarz recenzenta, jeśli istnieje; decyzja; wskazana osoba zatwierdzająca; oraz czas podjęcia decyzji. EA przechowuje je w odpowiedzi, ludzie nadal akceptują ten pakiet.
Chcesz zobaczyć, jak EA wspiera przygotowywanie i weryfikację EcoVadis przed przesłaniem?Umów demolubwypróbuj EA za darmo.
